GTD (Getting Things Done): Parte 6 – A fase da execução

Em janeiro deste ano, depois de algum tempo sem criar novas publicações aqui no blog e depois de perceber que eu não tinha publicado nenhum tipo de guia bem explicativo sobre GTD, resolvi começar uma série de textos sobre esse assunto, uma série que iria me ajudar a colocar ordem na minha vida de internet, e consequentemente, ajudar nossos leitores a colocarem ordem também nas suas vidas.

Com este texto, finalizamos a primeira parte da nossa série, cujo objetivo é falar um pouco sobre o método Getting Things Done. Depois de termos dado uma introdução sobre o método (com um gráfico mostrando um fluxo de execução), falado sobre a fase da coleta, a fase do processamento, sobre a fase da organização e sobre a fase da revisão, vamos hoje falar sobre a última fase, a fase da execução.

O que é a fase da execução?

Numa segunda-feira de manhã, você chega ao trabalho, olha para a sua mesa e lembra que tem que finalizar um relatório, ler e responder uma pilha de 35 emails e ligar para secretária do seu chefe para pedir um horário para se reunir com ele. Se você já tiver um método de organização que te diga quais são as priorizações que você vai ter que adotar, sua manhã de segunda será bem mais produtiva ao simplesmente executar as tarefas que você precisa.

Assim, o propósito principal do GTD e de todas as suas fases, é facilitar as escolhas que você tem que fazer a qualquer momento. Tudo o que você fez até agora nas fases anteriores são os insumos que você produziu para a realização das tarefas que vai executar agora. Ou seja, se você realizou as atividades das fases anteriores, ao chegar na fase da execução, você já saberá:

Quais itens realizar primeiro (priorização) dependendo de onde você esteja (contextos)
Quais são as próximas atividades (agenda)
O que executar no tempo livre (projetos futuros)

Você já tem tudo organizado para começar a execução, mas ainda assim, existe mais de uma caixa de entrada que possuem vários itens a serem feitos, executados. Assim, por onde começar?

Principais critérios de escolha de atividades

Suponha que hoje é quarta-feira, às 13:40 e você acabou de voltar do almoço para o seu escritório, e quer começar a realizar as atividades que planejou serem realizadas através da ajuda do método GTD. O problema é que você tem mais de 100 pendências. Por onde começar?

David Allen define 4 critérios de escolha, em uma determinada ordem de importância. São eles:

Contexto
Tempo disponível
Energia disponível
Prioridade

Contexto

Com a facilidade que o mundo móvel tem nos proporcionado, com smartphones, notebooks e tablets, algumas atividades podem ser realizadas em qualquer lugar, mas muitas outras (as vezes a maioria delas) você precisa estar em determinado lugar para fazer ou ter alguma ferramenta específica à mão.

Assim, o contexto é o primeiro e mais importante fator de limitação que você tem, e a primeira coisa a considerar quando vai escolher uma atividade para fazer. Afinal, não adianta querer fazer uma atividade extremamente prioritária que você precisa estar em casa para fazer, se você estiver no seu trabalho, ou querer fazer uma atividade que você precise ter à mão um determinado livro que ficou na casa de um amigo.

Tempo disponível

O que falei logo acima sobre contextos também é aplicável ao tempo que você tem disponível para realizar atividades. Se você tem que completar um relatório que é extremamente prioritário e importante e vai demorar uns 30 a 45 minutos para terminar, mas você precisa ir numa reunião daqui a 10 minutos, não adianta nada mexer com ele, certo?

Nesse caso, busque uma atividade simples que pode ser realizada em menos de 10 minutos, tal como ligar para alguém ou preparar/deixar a mão alguns objetos que você vai levar para a reunião.

Energia disponível

Suponha que agora são 16:30 de uma sexta-feira, primeiro tempo livre que você tem no trabalho depois de uma exaustiva semana de correria para completar as metas que tinham que ser realizadas até hoje. Você está cansado mental e fisicamente, mas não quer ficar parado e quer fazer alguma coisa para diminuir a quantidade de pendências que tem nas suas caixas de entrada. Será que você teria energia psicológica suficiente para fazer um relatório? O contexto está certo (o relatório precisa ser feito no escritório da empresa onde você trabalha, local onde você está agora), o tempo disponível (uma hora e meia) é suficiente, mas será que você vai ter a criatividade necessária para escrever o documento? Provavelmente não.

Contudo, você tem outra atividade pendente que é levar algumas caixas de documentos do escritório principal para o almoxarifado no prédio do lado. Depois de um dia exaustivo de corre-corre, será que você vai ter a energia física necessária para carregar essas caixas para lá?

Mas olhe só, uma das pendências é o envio de um email de agradecimento aos funcionários que participaram dessa iniciativa para o cumprimento da meta. Será que isso você tem condições de fazer? Tem outra pendência ainda que é a realização de uma simples ligação para a área financeira da empresa para avisar que você está com todas as notas fiscais do evento. Será que isso você também não pode fazer?

Prioridade

É engraçado perceber que a prioridade é o fator de menor prioridade (!) na hora de escolher as atividades que vai fazer em determinado momento, e lendo os meus argumentos logo acima, faz sentido, não?

Assim, dado um determinado contexto, tempo disponível e energia disponível, quais atividades que podem ser realizadas agora, e quais são as prioridades de cada uma delas?

Se você está no escritório da sua empresa, tem uma hora disponível, tem computador/telefone a mão e tem um nível de energia de 7.5 numa escala de 0 a 10. Você:

Retorna a ligação de um cliente?
Trabalha numa proposta comercial?
Processa os seus emails não lidos?
Liga para sua esposa/marido para saber como foi o dia dele(a)?

Bem, todas as atividades acima são realizáveis dentre as condições que eu falei (uma hora disponível, nível de energia 7.5, contexto e ferramentas adequados), mas quais atividades são prioritárias perante as outras? É mais importante retornar a ligação de um cliente do que trabalhar numa proposta comercial? Ou é mais importante ler os emails porque você sabe que fulano te mandou um email super importante? Ou sabe que precisa ligar para a sua esposa porque ela estava meio triste e uma ligação sua irá fazê-la se sentir melhor?

Atividades com dia e horário pré-definido (agenda)

Bem, podemos ter os critérios que forem para definir a priorização de atividades, mas quando temos uma reunião marcada com o presidente da empresa às 14:30 da próxima terça-feira, ele vai querer que todos estejam lá a não ser que ele desmarque a reunião por qualquer motivo. Ou seja, as vezes o critério mais simples de escolha pode ser um dia/hora (como no exemplo da reunião, apenas o dia (como por exemplo a realização de uma atividade que só pode ser feita às quartas-feira) ou um horário (como por exemplo, uma pessoa que só está disponível para reuniões a partir das 16h, seja qual for o dia da semana.

Dicas para uma execução de sucesso

1. Confie em si mesmo

Na hora de priorizar coisas, David Allen sempre recomenda que você confie no seu instinto, no seu coração, no que você acha certo/melhor a ser feito. Segundo ele, nós geralmente sabemos intrinsecamente a melhor escolha, mas nós mesmos colocamos vários obstáculos para a realização da melhor escolha.

2. Lembre-se sempre dos principais critérios de escolha

Lembre-se de buscar primeiro as atividades que você tem a fazer no local aonde está e com as ferramentas disponíveis (contexto). Depois veja quais atividades podem ser realizadas no espaço de tempo que você tem disponível (tempo disponível), mas não se esqueça de ver também quais atividades você tem energia física e psicológica para fazer no momento (energia disponível), para só então você verificar quais são as atividades mais prioritárias (prioridades). Assim você não perde tempo a toa.

3. Faça constantemente

Essa, como toda e qualquer fase do GTD, precisa ser realizada constantemente. Não adianta você ter várias caixas de entrada bem organizadas, com tudo bem entendido e definido, se você não realiza as atividades que estão lá. Assim, pare de enrolar e faça já. E faça denovo assim que der. E depois.

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Ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário logo abaixo. Fique tranquilo que a nossa série não terminou, esta foi apenas a finalização da primeira parte da série onde ensinamos os fundamentos do GTD. Ainda temos vários outros artigos planejados para aprofundar mais o conhecimento que você obteve e para falar sobre algumas ótimas ferramentas.

Fique atento!